Artigo/Comunicação Eficaz por E-mail.

Como Causar Impacto em 60 Segundos ou Menos.
Comunicação Eficaz por E-mail
Por David Jensen*

Enquanto vai delineando sua estratégia de marketing para agilizar sua saída da escola e entrada na indústria, com certeza, terá que ter em mente que um dos segredos para o sucesso desta transição está em sua capacidade de fazer networking. Dezenas de artigos publicados no Next Wave e em outros sites repetem esta premissa. Uma das melhores maneiras de tirar o máximo proveito de seus contatos via e-mail é ser breve. Este foi o assunto da Primeira Parte desta série de duas - onde a ênfase foi em como impressionar via mensagens de voz, nas quais você tem um minuto ou até menos para se fazer ouvir.

A comunicação por correio eletrônico é a outra ferramenta em seu arsenal de networking que te dá 60 segundos superimportantes e decisivos para seu êxito. Todos sabemos que os e-mails são uma forma de comunicação única por sua brevidade e informalidade. Além disso, é muito fácil "rabiscar" um e-mail rapidinho sem, contudo, pensar muito a respeito; afinal, é o que você faz o tempo todo com seus amigos e conhecidos. Mas, quando você está naquela laboriosa caçada por uma colocação profissional, é melhor ser mais cauteloso e dedicar mais tempo do que de costume ao processo de confeccionar um e-mail. Recentemente descobri que se você não gasta um tempo para reler cuidadosamente seus e-mails antes de apertar o botão "enviar", pode facilmente estar mandando mensagens de qualidade inferior ao seu potencial.

Um Processo de Networking com Começo Desastroso

	Uma Mensagem Fracassada Isto era o que eu pretendia perguntar a uma vice-presidente sênior: "Estaria disponível, ao longo da semana, para uma breve conversa telefônica" Gostaria de pedir seu conselho sobre um recrutamento que no momento estou conduzindo no campo da genômica funcional." E foi assim que escrevi: "Estaria disponível ao longo da semana para uma breve conversa telefônica? Gostaria pedir seu conselho sobre uma posição na qual trabalho no momento, no campo da genômica funcional."

Como recrutador, passo o tempo todo fazendo networking. Exatamente como você, meus telefonemas e e-mails devem me trazer indicações. Apesar de não estar procurando por uma colocação profissional para mim, o fato de que procuro pessoas para preencher as vagas abertas de meus clientes faz com que o processo seja basicamente o mesmo. Vejo com freqüência que certas pessoas - notadamente as de nível sênior - são mais acessíveis quando mando um breve pedido por e-mail a elas antes de fazer o contato telefônico. Portanto, mando sempre mensagens de networking.

Era justamente isso que eu estava fazendo no mês passado quando escrevi à vice-presidente sênior de uma incipiente empresa de biotecnologia. Lá pelo final da semana, esperava tomar alguns minutos do tempo desta mulher para lhe pedir informações sobre uma procura que estava fazendo no campo da genômica funcional. Tinha acabado de começar a tal procura e sabia que uma breve conversa com alguém em sua posição poderia ser a pedra angular de todo o projeto. Mas, em vez de lhe enviar um e-mail bem pensado, me dirigi a ela com a pressa de uma manhã muito atarefada. Por não ter feito uma revisão no texto, o fraseado ambíguo arruinou minha mensagem (veja o quadro ao lado) e acabei passando a impressão de não saber me comunicar.

Isso é ruim! Na verdade, a única coisa que um leitor exige da sua carta eletrônica é que a mensagem seja clara. Como ajuda, aí vão alguns parâmetros para que você se certifique de que seus e-mails alcancem seus objetivos.

Dez Dicas Para Criar Impacto Via E-mail

• Releia, releia e releia! Apesar da informalidade inerente a um e-mail, seus contatos na rede são importantes o bastante para que suas mensagens sejam bem redigidas e revisadas várias vezes para eliminar erros de digitação e alcançar a máxima clareza. Seja preciso e exato.
• Seja sucinto. Descobri que quase sempre é possível dizer a mesma coisa usando menos palavras e, ao fazê-lo, melhora-se o impacto da mensagem. Certas frases podem ser substituídas por uma única palavra. Por exemplo, "Passei a maior parte do meu tempo" poderia se tornar "Passei a maioria do tempo." Ou, "Fui instrutor dos estudantes de graduação" pode ser "Instruí os estudantes de graduação."
• Escolha um bom título para o campo "Assunto". Sua escolha aqui determinará a rapidez com que sua mensagem será lida - ou o quão rápido será atirada numa caixa de "espera". Se o assunto do e-mail é "Indicação de Susan Smith" sua mensagem certamente será lida mais rapidamente do que na frase "Um minuto do seu tempo", que soa muito como propaganda.
• Certifique-se de que os arquivos anexos mencionados estão incluídos. Isso já aconteceu com todos nós: Com pressa, depois de terminar uma mensagem importante, apertamos o botão "enviar" um tanto rápido demais. Em nosso escritório chegam semanalmente dezenas de e-mails faltando o "curriculum vitae anexo".
• Seja positivo ao invés de negativo. Geralmente, é mais fácil entender uma expressão positiva do que uma negativa. Por exemplo, "Pode me telefonar qualquer dia, depois das 6 da tarde" funciona melhor do que "Não estou disponível até depois das 6 da tarde."
• Tenha em mente que listas por tópico lêem melhor e causam mais impacto do que frases longas. Se estiver mandando um e-mail para alguém esboçando seus conhecimentos sobre laboratório faça uma lista ao invés de colocar tudo em uma frase ou parágrafo longo. Uma lista de tópicos será mais fácil de ler e causará um impacto inicial maior.
• Deixe seu jargão de internauta nas salas de chat. Apesar de muitos fóruns na web estarem cheios de abreviaturas usadas na Internet, seus e-mails profissionais devem estar livres de "Internetês" e que tais. Além disso, abreviaturas, acrônimos e os jargões de seu meio profissional podem se tornar muito confusos e devem ser evitados, exceto quando fazem com que o significado fique mais claro (não consegui chegar a um consenso sobre o uso dos emoticons e similares. Pessoalmente, eu não os usaria, porém um recrutador amigo meu diz que fazem com que o remetente pareça mais humano e cordial. Você decide.).
• Coloque seus pontos principais no início. Há apenas uns poucos anos, quando receber um e-mail era algo diferente e divertido (ah, éramos felizes e não sabíamos...) prestávamos muita atenção a cada e-mail que entrava. Hoje, nossas caixas de correio estão cheias de anúncios publicitários e prestamos muito menos atenção a cada e-mail. Portanto, você deve fazer todo esforço para evitar que seus pontos principais fiquem encobertos por uma pilha de coisas supérfluas. O primeiro parágrafo em especial é de suma importância; uma coisa que você deve incluir lá é o nome do contato que te indicou ao seu destinatário.
• Use seu e-mail como a carta de apresentação. Se estiver mandando seu currículo para alguém, lembre-se de que seu e-mail freqüentemente servirá como a carta de apresentação, mesmo que a "verdadeira" carta de apresentação esteja incluída como arquivo anexo. Você pode mandar a carta e o CV num único arquivo mas, se forem dois documentos em separado, é quase certo que o leitor só abrirá um deles - o CV. Além disso, já que seu e-mail freqüentemente substituirá a carta de apresentação, lembre-se de usar aberturas e fechamentos padrão como faria normalmente em uma carta impressa. "Prezado Dr. Smith" e "Atenciosamente" têm lugar cativo em e-mails!
• Evite os e-mails em formato HTML. Isto pode complicar a questão. Alguns candidatos gostam de "se mostrar" com suas habilidades em HTML e usam esse formato para seus e-mails de networking. Mas estas mensagens levam um tempão para carregar, nem sempre se arquivam corretamente no database e, em geral, se tornam uma chatice.

A Informalidade do E-mail

O advento do e-mail causou um grande impacto em nossas vidas. Seu uso correto ou incorreto pode fazer uma grande diferença em sua procura por uma colocação profissional. Por exemplo, na correspondência que mencionei anteriormente, percebi que a vice-presidente nunca estava disponível para atender meu telefonema subseqüente ao e-mail. Apesar de ser possível que esta pessoa nunca se faça disponível para contatos de networking, minhas chances teriam sido melhores se eu não tivesse "escorregado" em meu e-mail. É verdade que o e-mail é intrinsecamente informal - o que requere uma certa manha para ser escrito. Você tem que entregar uma mensagem profissional em um ambiente que é muito mais verbal do que o da tradicional carta impressa. Mas, apesar da informalidade, o e-mail não transmite bem as emoções. Se você decidir usar um tom mais falado, precisa se lembrar que não haverá nenhuma entonação, gesticulação, ou qualquer pista visível de uma conversa pessoal ao vivo. Portanto, seu leitor pode ter dificuldades para notar se está brincando ou falando sério (todos nós já nos desgastamos com uma DESSAS, é o que suponho).

De qualquer forma - seja falado ou formal - o segredo é manter a mensagem curta e se certificar de que seja relida depois de cada modificação. Percebi que o que funciona no meu caso é ler minhas mensagens em voz alta antes de mandá-las, mas estou na privacidade de um escritório comercial e não em um laboratório público!

*Traduzido por Karen Shishiptorova